Inicio » Catálogo » Requisitos para una solución de gestión documental en un organismo
A finales de los años 70, los ayuntamientos comenzaron a plantearse la informatización de sus datos más importantes y de las operaciones críticas para su funcionamiento.
El tratamiento manual de datos y operaciones requería cada vez más personal y la obtención de información agregada para apoyar la toma de decisiones era especialmente costosa.
En una primera fase de informatización, que llegaría hasta finales de los 80, se automatizaron los datos y operaciones directamente relacionados con la obtención de ingresos o con el control de los gastos.
En este período, las aplicaciones estrella fueron las destinadas a gestionar el padrón municipal, la recaudación, la contabilidad y las nóminas. También aparecieron las primeras aplicaciones de registro general de entrada y salida.
En el mercado no existían proveedores especializados en el sector de la administración local, y los ayuntamientos optaron en un primer momento por el desarrollo propio en entornos centralizados.
Al final de esta primera fase, y a pesar del control que cada una de las aplicaciones daba sobre sus datos, y a los importantes ahorros obtenidos respecto a su tratamiento manual, la informatización afectaba únicamente algunas áreas y dentro de éstas a unos pocos puestos de trabajo, y la mayor parte del trabajo administrativo seguía realizándose manualmente.
Los departamentos de informática que habían optado por el desarrollo propio, o crecían desmesuradamente o se paralizaban debido al “efecto estela”. Al mismo tiempo, aparecían en el mercado proveedores y aplicaciones especializadas.
Estudios realizados en aquel momento, estimaban que la informatización realizada afectaba aproximadamente a un 15% del trabajo administrativo de los ayuntamientos, mientras que el restante 85% correspondía principalmente al trámite de expedientes administrativos, que se seguía realizando de forma manual.
Como consecuencia, a finales de los 80, se empezaron a manejar conceptos de “ofimática” o “burótica”, buscando la informatización del “trasiego” de papel sobre el que no se tenían ni datos ni control.
Igualmente, y de forma independiente, se comenzaron a desarrollar aplicaciones para gestionar los fondos documentales de los archivos municipales.
Los intentos de implantación de soluciones ofimáticas con las aplicaciones desarrolladas hasta entonces, presentaban dos dificultades principales. Por una parte, los tratamientos de textos que ofrecían los sistemas sobre los que se habían implementado las primeras aplicaciones, eran complejos de utilizar y poco funcionales. Por otra, las aplicaciones habían nacido de forma desagregada, sobre bases de datos no relacionales, y pertenecían a proveedores distintos o corrían bajo diferentes sistemas.
Sólo unos pocos ayuntamientos afrontaron la informatización de la gestión de los expedientes administrativos en las condiciones descritas. Además de las dificultades citadas, otras de tipo técnico, relacionadas con el espacio ocupado por los textos, o la inadecuada arquitectura de los sistemas existentes, convirtieron estas experiencias en anecdóticas o las limitaron a ámbitos muy reducidos de las organizaciones.
A finales de la década de los 90, la introducción masiva de ordenadores personales con tratamientos de textos sencillos y completos, la aparición de la arquitectura cliente-servidor, la tendencia a la integración de las distintas aplicaciones y la posibilidad de utilizar herramientas de work-flow, permitieron la posibilidad de afrontar con éxito la informatización de los distintos procedimientos administrativos.
Desde el año 2000, un nuevo interés llevó a los ayuntamientos a acelerar la informatización de sus procedimientos administrativos. La utilización cada día mayor de Internet por parte de los ciudadanos, hacía necesario que la información sobre la tramitación de los expedientes estuviera disponible on-line. La única forma de lograrlo era la tramitación electrónica.
Aunque se haya logrado un gran avance en el tratamiento electrónico de los expedientes administrativos, tanto en cuanto a las herramientas de productividad que han incorporado como por la posibilidad que abren a su consulta on-line, si no se han incorporado herramientas de firma electrónica, los documentos generados deben imprimirse en papel, firmarse, sellarse, numerarse y foliarse para su plena validez administrativa. Conviven documentos electrónicos sin plena validez jurídica con sus copias validadas en papel. A este inconveniente debemos añadir que las demás aplicaciones del sistema central de gestión municipal (Población, Gestión Tributaria, Contabilidad, RRHH...) generan cada vez más documentos electrónicos que, a su vez, deben imprimirse para su posterior firma.
La Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), (BOE 23/06/2007), ha reconocido derechos que exceden la mera consulta y obliga a las administraciones, incluida la Administración Local, a incorporar las herramientas necesarias para garantizar su cumplimiento.
