Inicio » Catálogo » Gestión de documentos electrónicos. La importancia de los sistemas de gestión de documentos. Nociones generales
El mes de enero de 2010 es el horizonte marcado a las administraciones públicas para facilitar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. La necesidad de aplicar la Ley 11/2007 (LAECSP) ha hecho que muchos organismos públicos den un paso hacia la modernización administrativa que esto conlleva, pero se está haciendo de modo desigual. Mientras que la administración autonómica de Canarias está trabajando en la simplificación y racionalización de procedimientos que reclama la Ley, además de trabajar a nivel tecnológico para provocar un desarrollo cualitativo, otras entidades, como es el caso de algunas administraciones locales, han puesto el énfasis en la contratación de empresas informáticas (o bien adherirse a convenidos entre esas empresas y entidades públicas de mayor envergadura) que proporcionan las aplicaciones tecnológicas que deben soportar la gestión de documentos, obviando la necesidad de realizar un programa de actuación que cumpla con la totalidad del articulado que desarrolla la Ley.
Además, la desigualdad reseñada no es únicamente a nivel organizativo, sino que es de mayor calado cuando nos referimos al papel desempeñado por los archiveros o gestores de documentos de las diferentes administraciones. Así, nos encontramos con casos en los que los archiveros están plenamente implicados, otros en los que los archiveros aportan alguna herramienta (cuadros de clasificación, principalmente) y quizá unas pocas ideas, y otras administraciones en las que el archivero ni tan siquiera conoce qué se está haciendo en el organismo en el que trabaja para aplicar la Ley.
No cabe la menor duda de que este último panorama debe ser invertido, aunque convencer a los órganos decisorios sea complicado. Para empezar de forma alentadora, hemos de reseñar que la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) ha desarrollado una serie de estudios que, a modo de guías prácticas, ha publicado con la intención de ayudar a las administraciones locales a modernizarse. En este sentido, y para lo que aquí nos atañe, hemos de reseñar la Guía práctica de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en la que resalta un hecho fundamental para nuestro ámbito de trabajo, pues explicita que la mayor dificultad para la implantación de un sistema de tramitación electrónica no es el diseño de las aplicaciones de soporte, pues el mercado ya ofrece muchas, sino que es necesario implantar un Sistema de Gestión de Documentos, siguiendo la norma ISO 15489 y los modelos de requisitos Moreq, que permitirá trabajar en un entorno mixto en el que conviven documentos en formato papel con documentos en formato electrónico, especificando además que deben ser tratados de la misma manera independientemente del soporte en el que se encuentran.
La repercusión de estas recomendaciones y el nivel de aplicación de las normas ISO referentes a la gestión de documentos en las administraciones públicas canarias nos es desconocida en estos momentos (quizá sea una estudio interesante a realizar), pero sí que es cierto que algunas de las empresas contratadas para la implantación de la tramitación electrónica de expedientes no están al día de estos asuntos. Lo mismo que ocurre con informáticos que trabajan en nuestras administraciones. Por lo que conseguir el equilibrio archivero – informático para realizar un trabajo conjunto y con la coherencia suficiente para asegurar la veracidad, fiabilidad y conservación de los documentos a largo plazo continúa siendo nuestro mayor reto.
Con este premisa como brújula, la Asociación de Archiveros de Canarias celebra un curso más dentro de su programa formativo sobre la gestión de los documentos electrónicos (el tercero ya), al que pertenece este sexto volumen de los cuadernos Asarca Forma. Bajo el título Gestión de documentos electrónicos. La importancia de los sistemas de gestión. Nociones generales, su autor Joaquim Llansó Sanjuán nos ofrece una panorámica evolutiva de los modelos de gestión de documentos, cómo se desarrollan e interrelacionan, el modo de afrontar la complejidad que entraña la gestión de documentos electrónicos y las normas propuestas para superarla, y destaca además el papel que como profesionales de la gestión de documentos debemos jugar en la modernización de la administración, que a bien seguro debe tener como punto de partida el desarrollo de nuestras facultades y poder de convicción para hacer ver a los gobernantes y resto de profesionales que deben formar parte del nuevo horizonte administrativo que nuestro trabajo no es baladí, más bien al contrario, somos una pieza importante en el engranaje de la administración electrónica.
Para finalizar esta publicación, se ha incluido un anexo con un nuevo trabajo de tres socios de ASARCA. Son Gonzalo Cano Hernández, Miguel Suárez Curbelo y Samuel Carrillo Fumero, quienes mediante una encuesta realizada online en el seno de la Asociación de la que se desprende un interesante análisis DAFO, vuelven a insitir en los objetivos y retos que debemos afrontar para que nuestra Asociación refuerce la profesión de archiveros y gestores de documentos en Canarias, y podamos convertirnos en ese activo importante para la nueva administración, como señalaba más arriba.
